Com organitzar una reunió d'antics alumnes?

2024 Autora: Priscilla Miln | [email protected]. Última modificació: 2024-02-17 19:12

La Nit de Reunió d'Antics Alumnes, independentment del lloc on tingui lloc i de qui es reuneix, requereix una preparació seriosa i costos tangibles. Per regla general, és bastant difícil per a una persona dominar l'organització d'aquestes vacances i preparar-s'hi.

Ara utilitzen sovint els serveis d'agències, però el resultat de la feina dels professionals no sempre compleix les expectatives i pot ser diferent de la versió de les vacances que es volien organitzar. Per tant, és millor abordar el tema pel vostre compte, preferiblement amb una companyia de dues, tres o quatre persones.

Per on començar?

Cal començar a preparar la nit de la reunió de graduats determinant el nombre de participants. És a dir, hauríeu de decidir qui voleu recollir: tot el tema, una classe o grup. Si convidar el professorat i a quin dels professors trucar. Tots els altres aspectes depenen del nombre de participants potencials i convidats de l'esdeveniment.

A continuació, heu de trobar-los totsgent a reunir. Tant si teniu previst celebrar una vetllada d'antics alumnes a una escola o una festa d'estudiants en un restaurant, la recerca de participants és l'etapa de preparació més important, llarga i difícil.

Un cop es trobin totes les coordenades possibles, s'ha de contactar amb la gent o trucar per telèfon, i no només enviar-los invitacions. Això s'ha de fer, perquè algú no anirà, i algú voldrà venir no sol. Cal trucar o escriure als professors. No hauríeu d'excloure participants per endavant, centrant-vos en les vostres pròpies idees. És a dir, si, per exemple, la reunió d'antics alumnes se celebrarà a Moscou i un dels participants potencials viu a Vladivostok, no hauríeu de decidir pel vostre compte que la persona no vindrà.

Cal aclarir l'hora i la data preferides amb cadascun dels assistents a la vetllada, inclòs el professorat. També hauríeu de preguntar acuradament sobre les oportunitats financeres, és a dir, preguntar quant està disposada a destinar una persona per organitzar un esdeveniment.

Després d'aquestes etapes inicials, els organitzadors disposaran d'una llista completa de convidats i participants de l'esdeveniment, amb informació sobre el seu temps lliure i les seves capacitats financeres.

Què hi ha després?

En la següent fase, s'hauria de determinar el lloc, l'hora i l'escenari aproximat de la vetllada de la reunió d'antics alumnes. Això no és difícil de fer, a partir del pressupost aproximat i del nombre de participants. En aquesta fase, s'haurà de "consultar" dues vegades el pressupost, així com el nombre de participants.

El primer que cal començar a pensarescenari - elecció de la ubicació. Si s'esperen més d'un centenar de persones a l'esdeveniment, però el pressupost és petit, hauríeu de llogar una cafeteria o un petit club amb una comanda mínima "per a visitants". És a dir, posar d'acord amb els propietaris de la institució que la gent demanarà begudes i menjar pel seu compte. Aquest mètode de lloguer reduirà significativament el cost de pagar per la institució.

Una altra opció és passar una reunió d'antics alumnes en una escola o institut. Però no sempre aquesta manera d'organitzar un esdeveniment és més econòmica que el lloguer d'una institució. Per a una celebració completa, caldrà preparar taules de bufet, és a dir, comprar alcohol, menjar o aperitius ja preparats. Quan compreu aliments, necessitareu una persona que cuini. Necessitaràs estovalles, plats i molt més. També hauràs de netejar-ho tot després d'acabar les vacances. A més de la despesa i la molèstia, la celebració d'un esdeveniment en un edifici escolar té una sèrie d'inconvenients importants, com ara restriccions d'hora i data, la necessitat de moure i moure els mobles, perquè l'ambient no està pensat per a la celebració..

La millor manera de passar una nit de reunió d'antics alumnes és combinar una visita a una escola o institut amb una festa en un restaurant. Una part solemne pot tenir lloc a la sala d'actes d'una escola o un públic estudiantil, i traslladar la diversió a un restaurant o cafeteria. Amb aquesta elecció, primer heu de conèixer les dates i hores en què la institució educativa podrà acollir l'esdeveniment, combinar-ho ambel període de temps preferit per la majoria dels participants i, de fet, trieu una data.

No coordineu immediatament la data i l'hora escollides amb l'administració, sinó que accepteu només amb antelació. Això és necessari per trobar una cafeteria adequada durant un temps seleccionat a prop de la institució educativa, a poca distància. És molt incòmode si l'institut o l'escola es troba a molta distància del restaurant. En aquesta situació, alguns no aniran a la part solemne, mentre que altres no aniran a la diversió.

No obstant això, en una cafeteria propera, la data o les hores seleccionades poden estar ocupades, però una altra data és gratuïta, cosa que també és convenient. Per tant, cal negociar amb la institució educativa amb antelació i només després de l'elecció final del restaurant.

Ara podeu començar a desenvolupar l'escenari, tornant a utilitzar la llista de convidats i les dades sobre les seves capacitats financeres. Això és necessari per determinar el nombre de concursos amb premis, el menú de la vetllada, que es demanarà prèviament, i altres moments similars. L'escenari de la vetllada de la trobada d'antics alumnes, a la qual només assistiran deu persones, encara que sigui en versió “+1”, serà molt diferent del programa de l'acte per a vint companys i resultarà completament diferent. de la reunió d'un centenar de persones.

No obstant això, tots tenen la mateixa estructura:

• part ceremonial;
• transició a un restaurant o només una pausa abans de començar el bufet;
• hora habitual;
• final oficial;
• "després de caminar".

En l'etapa d'elecció d'un escenari d'acord amb el pressupost iel nombre de convidats no hauria d'entrar en els detalls d'omplir cada article, sinó distribuir els fons. El més fàcil és fer-ho, a partir del que els costos es poden calcular amb la màxima precisió, per exemple, des de la part cerimonial. "Residir" no s'ha d'incloure en absolut al pressupost, però si hi ha diners gratuïts, és molt possible oferir a tothom un còctel temàtic a la despedida. El més fosc pel que fa al pressupost és sempre la part principal de la vetllada, la que va segons el guió i que inclou diversos concursos, loteries i premis. Per tant, s'hauria de deixar al final i, a l'hora de triar amb què omplir-lo, procediu a partir de quants diners queden.

Com a resultat, obtindreu una estimació financera força detallada. Ha d'estar escrit amb claredat, de manera que quan els participants facin preguntes sobre quins diners se'ls recapten, no intenteu explicar el contingut de la vetllada, sinó simplement enviar una llista de números secs en un missatger o per correu. Això us estalviarà els nervis i desanimarà els companys de classe sospitosos de negociar amb el col·leccionista.

Un cop recaptats els fons, hauríeu de començar a implementar el pla. Amb un gran nombre de convidats a l'esdeveniment, normalment es requereixen molts elements i atributs diferents de les vacances. No s'ha de fer tot segons el principi "com va", s'han de planificar temps i compres o comandes, és molt més còmode i amb un calendari clar no s'oblidarà res.

Com mantenir la part oficial?

El contingut de la part solemne depèn de quants professors hi haurà i de qui ho planifiqui exactamentestar present. Per exemple, el rector de l'institut o el cap del departament, el director de l'escola al vespre de la reunió de graduats sempre fan un discurs que obre l'acte. Aquesta és una tradició a seguir. Si no hi ha "nivells alts" i només hi són presents un professor de classe o diversos professors de matèria, el dret d'obrir la vetllada i dirigir tota la part solemne passa al seu organitzador. No importa quin dels professors vindrà a l'acte, tots els que van assistir a la vetllada de la trobada dels graduats dels professors són obsequiats amb flors i cartes d'agraïment commemoratives.

La part cerimonial no ha de ser llarga, però tampoc ha de ser massa curta. El temps òptim és de 30-40 minuts. El contingut pot ser:

• discurs d'obertura o discurs del director;
• entrega de diplomes o certificats commemoratius, però només amb un nombre reduït de participants, si hi ha més de vint persones, els certificats s'expedeixen un cop finalitzada la part oficial en sortir de la sala;
• les paraules dels professors, i un cop els professors acabin, hauríeu de regalar flors i un "paper d'agraïment" amb un bonic disseny, el mateix s'aplica al director o representant de l'administració;
• completament i invitació per anar al restaurant (cal recordar l'adreça i dir que està a la invitació).

Si un dels graduats vol dir alguna cosa, això es fa després de les intervencions dels professors i abans del discurs final de l'organitzador de les vacances.

Si hi ha l'oportunitat d'assajar la part solemne, s'ha de fer sense fallar. Sempre hi pot haver alguns matisos que distingeixen la realitat del guió escrit en paper. La durada dels discursos, un micròfon que no funcioni o la manca d'un suport per a aquest, i altres petites coses que no es poden tenir en compte a l'hora de planificar. Es faran evidents a l'assaig i es poden corregir o eliminar.

Podeu completar la part solemne, sense limitar-vos al discurs. Una bona opció seria cantar una cançó. A la nit de la reunió de graduats, a f alta d'un himne a la institució educativa, podeu preparar qualsevol tema adequat i una cançó no massa llarga. El seu text i una explicació s'han d'enviar a cadascun dels participants juntament amb la invitació. Tanmateix, si ho desitja, podeu duplicar-lo emetent una impressió amb paraules a l'entrada del vestíbul. Si està previst utilitzar insígnies, també es lliuraran a tothom abans de la part oficial a l'entrada.

Què es requerirà per a la part oficial?

Hi ha atributs obligatoris de l'etapa oficial de l'esdeveniment, que no depenen del nombre de participants ni de la mida del pressupost. Aquests inclouen:

• flors per a tots els professors;
• diplomes commemoratius o "certificats de grau";
• cartes d'agraïment als professors.

Aquesta és la base de la qual no pots prescindir. Podeu demanar diplomes i diplomes a qualsevol de les agències de publicitat o directament a les impremtes. No obstant això, una comanda directa a les impressores, encara que més barata, requerirà una preparació independent del disseny. Aquest no és només un dibuix fet en qualsevol programa, hi ha una sèrie de requisits per a aquests dissenys. Sense entendre comes tracta d'una maquetació per a la impressió que s'està fent, no hauríeu de fer-ho, ja que el resultat requerirà alteració i no per culpa de les impremtes. És a dir, hauràs de pagar dues vegades.

A més dels atributs obligatoris, elements de l'esdeveniment com:

• insígnies amb nom, classe o altra informació;
• decoració de la sala d'actes, vestíbul i altres llocs pels quals passaran els graduats a la institució educativa;
• imprimiu la lletra si cal.

En el cas que a fora fa fred i relliscós, i el restaurant estigui situat lluny del lloc on va començar la vetllada de la reunió d'antics alumnes (febrer o març, per exemple, no són propicis per a llargues caminades), pot llogar un transport. És imprescindible advertir sobre el lloguer d'autobús a les invitacions, ja que les persones poden negar-se a utilitzar el seu propi cotxe després de conèixer la disponibilitat de transport "porta a porta".

Transició al restaurant: és possible omplir-lo amb alguna cosa

Omplir o no de contingut el temps de transició de la institució educativa al lloc de celebració és una qüestió individual. Depèn de molts matisos, com ara:

• durada i càrrega de treball de la part oficial;
• clima i temporada;
• disponibilitat de transport o caminant;
• temps que triga a arribar al restaurant;
• nombre de participants.

És possible amb bon temps i a l'estiu utilitzar pallassos, titelles de mida real, mims amb globus i similars pel camíacompanyament. Això prepara els convidats per a una vetllada festiva. Tanmateix, si el camí és massa curt, per exemple, només cal que aneu al costat oposat del carrer, no cal que l'ompliu de res.

Per a un viatge en autobús que duri com a mínim 20 minuts, pots fer servir un clown o qualsevol altre artista que expliqui acudits "sobre el tema" o, encara millor, actuï en el gènere stand-up. El mateix gènere és òptim per a la part principal de l'esdeveniment.

No obstant això, si hi ha menys de deu persones, aquest entreteniment al llarg del camí és completament inútil.

Com passar la major part de la nit?

L'estructura de com es fa la festa de graduació a la institució, un any després es reuneixen o deu anys després de la graduació, és la mateixa. Però el nombre de participants a l'esdeveniment afecta l'estructura de la celebració. Si hi ha més de 10-15 persones, caldrà un líder. Si hi ha entre 5 i 7 participants, no calen els serveis d'un toastmaster.

Tots els concursos, loteries o altres activitats d'animació han de correspondre necessàriament al tema de la vetllada, així com als discursos de consum. Aconseguir-ho és senzill, només cal que utilitzeu alguns elements temàtics al guió.

L'estructura de l'esdeveniment podria ser:

• l'organitzador ha de fer un breu discurs del sopar, és a dir, reobrir les vacances;
• els següents brindis s'han d'adreçar a persones concretes i informar sobre el que han aconseguit en el passat, és clarbé, els mateixos graduats poden parlar, de manera improvisada;
• entre aixecar copes, es fan concursos, es fan actuacions d'artistes o participants a la nit;
• abans de tancar, s'hauria de fer un sorteig amb premis lúdics, per exemple, amb un certificat del dret a acollir i organitzar la propera reunió.

L'organitzador diu l'últim brindis. En ell cal donar les gràcies als que varen venir, expressar la confiança en una reunió anticipada i explicar que el restaurant està a la completa disposició de tots aquells que vulguin seguir passant-ho bé, indicant l'hora, és clar. És a dir, la part oficial s'ha de completar almenys 2 hores abans que caduqui el període de lloguer.

Què cal dir a les torrades d'"adreça"?

Les felicitacions per la nit del retrobament no són gaire diferents dels brindis d' altres festes. És a dir, és un discurs breu que conté paraules agradables sobre algú, parlant dels èxits d'aquesta persona i demanant-lo a beure.

Pots parlar de qualsevol cosa, però, per descomptat, hauries d'estar preparat. Tothom té èxits. Per exemple, si un excel·lent estudiant i activista es va convertir en mestressa de casa, hauríeu de recordar els valors familiars i destacar que una casa és el més important que té una persona. Si un company de classe treballa com a mecànic en una fàbrica, cal parlar del valor de les professions senzilles, sense les quals totes les comoditats de la vida moderna són inconcebibles. És a dir, els brindis dirigits haurien d'augmentar l'autoestima d'una persona i agradar-li.

Després d'aquests discursos, s'hauria de lliurar un diploma "For Achievement". Però això només s'ha de fer si les torradesestarà a punt per a cadascun dels convidats. Si a la festa hi ha un centenar de persones, no cal preparar diplomes. Però els brindis en si s'han de pronunciar. S'han de pensar per aproximadament la meitat dels participants. Després de cada parell d'aquests discursos, els convidats s'han de provocar els mateixos discursos sobre els seus companys de classe.

Així, l'eterna qüestió de què beure s'elimina completament, i cadascun dels convidats se sent necessari i no superflu a les vacances.

Què incloure al programa?

La variant més òptima del programa d'aquest tipus d'esdeveniments són les actuacions dels mateixos participants. Però la majoria de la gent tendeix a rebutjar una oferta per actuar, de manera que els organitzadors haurien de cobrir-ho amb concursos o loteries.

É a dir, com a premis per guanyar un concurs, el guanyador ha de, per exemple, llegir poesia. Per a la vetllada de la trobada de graduats, que se celebra segons un programa organitzat d'acord amb aquest principi, s'han de preparar textos impresos amb antelació. No totes les persones memoritzen cap poema.

Pots prescindir de concursos i jugar actuacions en forma de loteria o de baixa. Podeu organitzar una subhasta. És a dir, el participant té l'oportunitat de vendre a algú el seu dret a parlar, i els diners d'aquest lot seran l'inici del pressupost per a la propera tarda de la reunió, la data de la qual, per descomptat, s'hauria d'anunciar, per exemple, l'any que ve.

Com preparar un discurs?

Aquesta pregunta sovint desconcerta fins i tot els organitzadors més pedants i talentosos. De fet, tot és senzill. Paraules per al vespre del retrobamentno ha de ser pretensiós, sincer i amable. N'hi ha prou.

La parla no s'ha de retardar. L'obertura de la part solemne es fa en 5-7 minuts, és clar, si el director o un dels professors "importants" no pronuncia el discurs. No s'han de limitar en el temps: és descortès. La part oficial final del discurs dura 4-5 minuts, es pot començar amb les paraules: “Comença la vetllada de tornada a casa”, “Ara anem al restaurant i ens divertirem” i altra informació, per exemple, sobre els autobusos. o l'adreça de la institució.

El primer brindis és completament simbòlic i hauria de sonar senzillament: “Nois! Aquí ens hem vist! Celebrem-ho! Els brindis d'adreces consten de diverses frases i triguen entre 2 i 4 minuts.

Les dificultats amb els discursos a taula es poden evitar contractant un amfitrió o fent servir la resta de participants tant com sigui possible.

Què no s'ha d'oblidar?

Quan planifiqueu una nit, heu de recordar tres matisos, com ara:

• organitza la gravació de fotos o vídeos;
• cerca l'amfitrió;
• enviant invitacions.

Assegureu-vos de contractar un fotògraf i/o un videògraf. Aquesta és una part molt important de la reunió. A més, hauríeu de demanar serveis per a tota la nit, des de la part oficial solemne fins al "després de la caminada". Els resultats del seu treball s'han d'enviar electrònicament a tots els convidats de l'esdeveniment.

Contraga un amfitrió per a festes amb més de 10 persones. Al cap i a la fi, el propi organitzador també és un graduat i s'ha de divertir, i no seguir el programa il'estat d'ànim dels convidats.

S'ha d'emetre la invitació amb tota la informació necessària: l'hora i el lloc de la reunió, el nom i l'adreça del restaurant, la disponibilitat de l'autobús, si està previst llogar-lo, la la lletra de la cançó, és clar, si aquest element s'inclou al guió, etc.

No cal que imprimis invitacions, és molt més fàcil enviar-les en format electrònic i enviar-les per missatgeria o correu electrònic.